Le Syndicat de la fonction publique et parapublique du Québec (le SFPQ) a la responsabilité de protéger les renseignements personnels qu’il détient. Ces renseignements personnels peuvent concerner les membres que le SFPQ représente, mais également ses salariés. En application de ce mandat, le SFPQ a procédé à la mise à jour de sa Politique de protection des renseignements personnels à la suite de l’entrée en vigueur de la Loi modernisant les dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (la Loi 25). Cette politique s’applique également au site Web du SFPQ. Nous vous recommandons de lire attentivement la Politique et d’y revenir périodiquement puisqu’elle peut faire l’objet de mise à jour.
Table des matières de la Politique de confidentialité du SFPQ
Article 1 - Principe de base
Article 2 - Intérêt sérieux et légitime
Article 3 - Définition de renseignements personnels
Article 4 - Collecte des renseignements personnels
Article 5 - Renseignements personnels détenus par le SFPQ
Article 6 - Divulgation d'un renseignement personnel à un tiers
Article 7 - Accès à vos renseignements personnels protégés
Article 8 - Utilisation de vos renseignements personnels
Article 9 - Gestion des incidents de confidentialité
Article 10 - Destruction des renseignements
Article 11 - Navigation sur le site Web du SFPQ
Article 1 - Principe de base
1.1 La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (la Loi sur le privé) prévoit désormais un responsable de la protection des renseignements personnels au sein des entreprises (le Responsable de l’accès). Au SFPQ, le Directeur général est la personne responsable de l’accès.
1.2 La protection des renseignements personnels constitue l’affaire de tous les intervenants au sein du SFPQ. Ainsi, le responsable de l’accès, les dirigeantes et dirigeants, directrices et directeurs, déléguées et délégués, ainsi que toute autre personne faisant partie de la structure syndicale détenant des dossiers contenant des renseignements personnels sur les membres et les employés s’assurent que ces renseignements sont collectés, communiqués, utilisés, conservés et détruits de façon sécuritaire.
1.3 La loi sur le privé s’applique aux renseignements personnels détenus par le SFPQ quelle que soit la nature de leur support et la forme sous laquelle ils sont accessibles : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. Le SFPQ a donc la responsabilité d’assurer la protection des renseignements personnels, quel que soit leur support.
1.4 Les règles en matière de collecte et de confidentialité des renseignements personnels prévues à la Loi sur le privé ne s’appliquent pas à un renseignement personnel qui a un caractère public en vertu de la loi. Ces règles ne s’appliquent pas non plus aux renseignements personnels dits de fonction au sein d’une entreprise, comme le nom, le titre, la fonction, l’adresse, l’adresse de courrier électronique et le numéro de téléphone du lieu de travail.
1.5 Voici quelques éléments que le SFPQ prend en compte dans la gestion quotidienne des dossiers de ses membres et de ses salariés dans les articles suivants :
Article 2 - Intérêt sérieux et légitime
2.1 Pour constituer un dossier sur autrui ou collecter des renseignements personnels, le SFPQ doit avoir un intérêt sérieux et légitime. Les personnes représentantes syndicales, les personnes conseillères, ont un intérêt sérieux et légitime pour collecter des renseignements personnels sur les membres, notamment, afin de constituer leur dossier pour leur assurer une défense pleine et entière.
2.2 Une fois l’intérêt sérieux et légitime établi, il faut noter que les renseignements ne peuvent être utilisés qu’en fonction de cet intérêt sérieux et légitime. Le SFPQ informe la personne concernée de l’utilisation qui peut en être faite de ses renseignements personnels et de son droit d’accès à son dossier pour y effectuer des corrections, le cas échéant.
Article 3 - Définition de renseignements personnels
3.1 Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet directement ou indirectement de l’identifier.
Sans être limitatif, on peut dire que les renseignements personnels sont non seulement ceux reliés à l’identité propre de la personne, notamment, son adresse, son numéro de téléphone personnel, son numéro d’assurance sociale, son âge, son état matrimonial, sa religion, son comportement disciplinaire, son état de santé et ses renseignements financiers.
Un renseignement personnel peut être sensible, par exemple, lorsqu’un renseignement, en raison de sa nature médicale, biométrique ou autrement intime ou, encore, en raison du contexte de son utilisation ou de sa communication, suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée.
Un renseignement personnel est dépersonnalisé lorsque ce renseignement ne permet plus d’identifier directement la personne concernée.
Article 4 - Collecte des renseignements personnels
4.1 Les renseignements personnels sont recueillis directement auprès de la personne concernée, à moins que cette dernière consente expressément à ce qu’on s’adresse à une autre source. Dans ce cas, le SFPQ s’assure d’obtenir le consentement écrit, manifeste, libre et éclairé et qui est donné à des fins spécifiques par la personne concernée. Le consentement utilisé par le SFPQ spécifie de quel ordre est l’information et auprès de qui elle peut être recueillie. La loi prévoit également quelques autres exceptions à l’obtention du consentement de la personne par le SFPQ, par exemple, lors d’une situation d’urgence.4.2 La personne qui collecte les renseignements personnels pour le SFPQ informe la personne concernée des fins auxquelles ces renseignements sont recueillis.
4.3 Les renseignements collectés doivent se limiter aux besoins du mandat à accomplir. La nécessité des renseignements est déterminée par le SFPQ avant la collecte afin de s’assurer que seuls les renseignements nécessaires sont collectés.
Article 5 - Renseignements personnels détenus par le SFPQ
Renseignements personnels des membres du SFPQ
5.1 Le SFPQ détient des renseignements personnels de ses membres. Certains renseignements sont collectés par le SFPQ lors de l’adhésion d’un membre quand ce dernier complète sa carte de membre papier ou électronique (p.ex. : date de naissance, genre, adresse postale, adresse courriel personnelle, numéro de téléphone personnel).
5.2 Le SFPQ peut également collecter des renseignements personnels concernant un membre directement auprès de l’employeur ou d’autres tiers (hôpitaux, assureurs, etc.). Lors d’une telle collecte auprès d’un tiers, le SFPQ s’assure d’obtenir, au préalable, le consentement de la personne concernée par les renseignements.
Renseignements personnels des salariés du SFPQ
5.3 Le SFPQ collecte et détient des renseignements personnels de ses salariés (p. ex., numéro d’assurance sociale, adresse postale, numéro de téléphone personnel, informations bancaires, etc.). Ces renseignements permettent à la SFPQ de remplir ses obligations à titre d’employeur.
Article 6 - Divulgation d'un renseignement personnel à un tiers
Consentement
6.1 Les renseignements personnels détenus par le SFPQ ne peuvent, en règle générale, être divulgués à un tiers sans le consentement de la personne concernée. Ce consentement est libre, manifeste, éclairé et spécifique. Un consentement express est requis, par surcroît, lorsqu’il s’agit de communiquer des renseignements personnels sensibles à un tiers.
6.2 La loi ne précise pas la forme du consentement, toutefois, pour une question de bonne pratique, le SFPQ priorise le consentement écrit et limite l’obtention d’un consentement verbal aux cas exceptionnels. Lorsqu’un consentement est recueilli de façon verbale, il est documenté au dossier de la personne concernée.
Exceptions au consentement
6.3 La loi prévoit quelques exceptions au consentement quant à la communication de renseignements personnels détenus par le SFPQ. Le SFPQ peut communiquer un renseignement personnel sans le consentement de la personne concernée, notamment, dans les cas suivants :
o au procureur de la personne concernée;
o à la police, ou toute autre personne, afin de prévenir un acte de violence (blessures, suicide, mort);
o à toute autre personne autorisée par la loi (p.ex., CNESST, institution financière)
Avant d’effectuer une communication de renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée, le SFPQ s’assura systématiquement que la communication est permise par la loi. Face à une telle demande, seuls les renseignements nécessaires seront communiqués.
Article 7 - Accès à vos renseignements personnels protégés
Droit d’accès personnel
7.1 La personne concernée (cotisant, membre du SFPQ ou employé du SFPQ) a le droit d’avoir accès à tous les renseignements détenus sur elle, sauf ceux dont la divulgation est susceptible de nuire sérieusement à une tierce personne, à une enquête des services de sécurité ou de la police, ou d’avoir un effet sur une procédure dans laquelle l’une ou l’autre partie aurait un intérêt.
7.2 Ainsi, une personne qui demande l’accès à son dossier alors que celui-ci contient des documents émanant d’un tiers (plainte ou dénonciation, par exemple) ne pourra s‘en voir refuser l’accès que si le fait de lui montrer est le dossier susceptible de nuire à ce tiers. Selon les circonstances, l’information pourrait être communiquée de façon dépersonnalisée (en masquant l’identité du tiers) ou tout autre élément permettant d’identifier directement ou indirectement ce tiers ou être carrément refusé en invoquant un motif prévu par la loi. Dans tous les cas, le refus du SFPQ est motivé par écrit.
7.3 Pour exercer son droit d’accès, la personne concernée doit faire une demande écrite au responsable de l’accès du SFPQ. Si la demande n’est pas suffisamment précise ou que la personne le requiert, le responsable de l’accès lui prête assistance pour identifier les renseignements recherchés.
L’accès aux renseignements personnel est gratuit (sous réserve de frais raisonnables pour la transcription, reproduction ou transmission) et permet à la personne de prendre connaissance des renseignements contenus dans son dossier, de les rectifier, en cas d’erreur, ou d’en demander la destruction lorsqu’ils sont périmés.
7.4 Le responsable de l’accès doit répondre par écrit à la demande d’accès ou de rectification, au plus tard, dans les 30 jours de la réception de la demande.
7.5 La personne concernée par un renseignement personnel est informée de son droit de retirer son consentement à la communication ou à l’utilisation de tout renseignement recueilli.
Article 8 - Utilisation de vos renseignements personnels
8.1 Le SFPQ veille à ce que les renseignements personnels qu’il détient sur autrui soient à jour et exacts au moment où il les utilise pour prendre une décision relative à la personne concernée.
8.2 Les renseignements qui ont été récoltés avant l’entrée en vigueur de la loi et qui ne respectent pas le critère de la nécessité ont été ou seront détruits, le cas échéant, selon le calendrier de conversation du SFPQ. Il en est de même des renseignements qui ne seraient plus utiles ou qui seraient périmés.
8.3 Les renseignements personnels recueillis par le SFPQ ne peuvent être utilisés qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins du consentement de la personne concernée. Le SFPQ doit obtenir un consentement express pour l’utilisation d’un renseignement personnel sensible à une fin autre que celle à laquelle il a été recueilli.
Utilisation à une fin non prévue
8.4 La Loi sur le privé permet au SFPQ d’utiliser à des fins autres et compatibles un renseignement personnel sans le consentement de la personne concernée dans les cas suivants :
o l’utilisation est compatible avec les fins de la collecte initiale;
o l’utilisation est manifestement au bénéfice de la personne concernée;
o l’utilisation est à des fins d’études, de recherche ou de production de statistiques et les renseignements sont dépersonnalisés;
o lorsque son utilisation est nécessaire à des fins de fourniture ou de livraison d’un produit ou de prestation d’un service demandé par la personne concernée;
o l’utilisation est nécessaire à des fins de prévention et de détection de la fraude ou d’évaluation et d’amélioration des mesures de protection et de sécurité.
La prospection commerciale ou philanthropique n’est pas une fin compatible au sens de la Loi sur le privé.
Article 9 - Gestion des incidents de confidentialité
9.1 Il y a un incident de confidentialité lorsqu’il y a accès, utilisation, communication non autorisée par la loi à un renseignement personnel. La perte d’un renseignement personnel ou tout autre atteinte à la protection d’un renseignement personnel constitue aussi un incident de confidentialité.
9.2 Lorsqu’un intervenant du SFPQ a des motifs de croire que s’est produit un incident de confidentialité comme décrit plus haut impliquant un renseignement personnel qu’elle détient, il met en place des mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que des nouveaux incidents de même nature se produise. En bref, lorsque survient un incident de confidentialité, le SFPQ s’assure que l’incident est résolu dans des délais raisonnables.
Article 10 - Destruction des renseignements
10. Si les renseignements protégés sont détenus de façon sécuritaire par le SFPQ, ils sont aussi détruits de la même façon lorsque les fins auxquelles ils ont été recueillis sont accomplies, sous réserve d’un délai de conservation prévue à la loi et au calendrier de conservation du SFPQ.
Dans la mesure où le SFPQ désire utiliser les renseignements personnels à des fins sérieuses et légitimes, les renseignements seront anonymisés selon les critères prévus par la loi. Le SFPQ s’assura que les personnes concernées par les renseignements personnels ne puissent pas être identifiées.
Article 11 - Navigation sur le site Web du SFPQ
11.1 Le site du SFPQ contient divers liens vers des sites externes. En cliquant sur ces liens, vous quittez le site Web du SFPQ. Le SFPQ ne contrôle pas l’exploitation de ces sites Web ni la manière dont les données et renseignements personnels sont gérés.
Fichiers témoins (cookies) et Google Analytics
11.2 Le SFPQ collecte des données à partir de son site Web par un outil d’analyse de site Web, soit Google Analytics 4 (Alphabet) et utilise également des pixels de Facebook. Ces données ne permettent pas de vous identifier personnellement, et aucun lien entre vous et ces données ne peut être fait. À titre indicatif, voici les données collectées :
o Localisation du lieu géographique où votre ordinateur a été utilisé (pays, villes);
o Le navigateur internet utilisé (Chrome, Microsoft Edge);
o Le système d’exploitation (Windows, Mac OS, etc.) utilisé;
o Types d’appareils utilisés (tablettes, mobile, ordinateur portable);
o Date et heure de votre accès au site;
o Pages Web visitées;
o La convention collective de l’internaute ainsi que la région associée;
Ces informations sont utilisées anonymement à des fins statistiques, et permettent notamment au SFPQ de recueillir des données démographiques et comptabiliser le nombre de visiteurs de son site Web.
Mise à jour en septembre 2023